A Contact está a recrutar um Recepcionista e Assistente Administrativo para o seu cliente, International IDEA - uma organização intergovernamental que apoia a democracia sustentável em todo o mundo, para Maputo, em Moçambique.
Descrição
- O Instituto Internacional Para a Democracia e Assistência Eleitoral - International IDEA é uma organização intergovernamental que apoia a democracia sustentável em todo o mundo. A missão da International IDEA é apoiar a mudança democrática sustentável, fornecendo conhecimento comparativo, auxiliando na reforma democrática e influenciar políticos e políticas
- A Internacional IDEA actua como um catalisador para a construção da democracia, fornecendo recursos como conhecimento, propostas de políticas e apoiando reformas democráticas em resposta a solicitações nacionais específicas. Trabalha em conjunto com decisores políticos, governos, organizações e agências da ONU e organizações regionais envolvidas no campo da construção da democracia
- A International IDEA desenvolve, compartilha e permite o uso de conhecimento comparativo em suas principais áreas de especialização: processos eleitorais, construção da constituição, participação e representação política, democracia e desenvolvimento e avaliação da democracia
- Ele também aborda questões importantes de género, diversidade e conflito e segurança relacionadas à democracia
- A International IDEA tem sede em Estocolmo, na Suécia, e trabalha em todo o mundo através de escritórios em Nova York, Bruxelas, Haia, América Latina, África e Ásia
- A Internacional IDEA prevê gerir um programa de cinco anos “Apoio à Consolidação da Democracia em Moçambique” com financiamento da União Europeia (UE) e co-financiamento da Agência Austríaca de Desenvolvimento (ADA). O programa visa apoiar a consolidação da democracia, reforçando a imparcialidade, transparência e credibilidade dos processos eleitorais e fortalecendo as capacidades dos representantes eleitos e de suas instituições democráticas. As intervenções previstas prevêem apoio aos ciclos eleitorais, também com foco específico na participação de género. O programa será constituído por quatro componentes interligados, nomeadamente: i) Observação Doméstica; ii) Educação Cívica e Eleitoral; iii) Reforma da Legislação Eleitoral; e iv) Capacitação de Representantes Recém-Eleitos e suas Instituições/Órgãos
Funções
- Reportando ao Gestor de Administração e Finanças, será responsável por dar assistência no dia-a-dia da recepção, recebendo e auxiliando visitantes, bem como, direccionando as chamadas recebidas
- As suas tarefas incluem manter a caixa de depósito e os registos, incluindo o desembolso de caixa
- Recolher e distribuir expediente
- Gerir o stock e distribuição de material de escritório
- Organizar e coordenar a logística para reuniões, conferências e Workshops
- Auxiliar na preparação de materiais para reuniões
- Organizar viagens de funcionários, incluindo pedidos, reservas de viagens e hotéis, adiantamentos e outras questões associadas
- Quando necessário, auxiliar Consultores Externos
- Dar assistência no registo de comunicações internas/externas e documentos institucionais, em articulação com o Arquivista
- Auxiliar na actualização e manutenção do website interno da organização
- Verificar a folha de atendimento diário do escritório
- Preparar comprovativos de caixa e registar despesas no sistema
- Registrar e manter os perfis e documentos da equipa de maneira confidencial
- Responder e encaminhar todas as chamadas telefónicas recebidas, fornecendo informações básicas, quando necessário
Requisitos
- Formação de Nível Médio concluída, preferencialmente em Negócios ou Secretariado. Formação de Nível Superior será uma vantagem
- Mínimo de 2 anos de experiência
- Experiência de trabalho num contexto internacional, organização intergovernamental ou em Organizações Não Governamentais, será uma vantagem
- Fluente em Português e Inglês (falado e escrito). Conhecimento das línguas árabe, francês ou espanhol, será uma vantagem
- Domínio dos aplicativos do MS Office (Word, Excel, PowerPoint), e Internet
- Excelentes habilidades de comunicação interpessoal
- Orientação para prestação de serviços
- Fortes habilidades de organização e atenção
- Elegibilidade para trabalhar em Moçambique
Benefícios
- A possibilidade de trabalhar numa instituição sólida que oferece condições salariais compatíveis com o grau de experiência e nível de responsabilidade da função, bem como, oportunidades de desenvolvimento pessoal
Notas
- Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
- Só serão consideradas válidas as candidaturas que forem efectuadas no link identificado, e desde que estejam também preenchidos todos os campos do formulário de registo e anexado o respectivo Curriculum Vitae
Como se Candidatar
